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Securedoctransit inc.. s'est dotée de politiques afin d'édicter les normes et règles à suivre lors de l'utilisation de son site, ainsi que pour tous les échanges et transferts de données et de documents transitant à partir de son site.
Conséquemment, les présentes politiques ont été élaborées en conformité des lois énumérées ci-dessous :
i. Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur de la vie privée (L.R.Q., c. P-39.1)
ii. Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (S.R.C. 2000, c.5)Ces lois ont été adoptées dans le but de fixer les règles à suivre quand à la cueillette, la manipulation, l'échange, le transfert, la sauvegarde, l'entreposage et l'archivage de données recueillies à partir de systèmes électroniques afin d'en protéger le caractère personnel et confidentiel concernant les clients.
1. DÉFINITION
CUEILLIR Action de collecter, saisir, obtenir et consigner des renseignements personnels et confidentiels, de quelque source que ce soit, incluant les renseignements recueillis, saisis, obtenus et consignés par l'intermédiaire de nos partenaires d'affaires, des professionnels ou toutes autres personnes
ÉCHANGE / TRANSFERT Action de divulguer et transférer à un tiers, par voie électronique, les renseignements recueillis à partir de notre site web et produits ou services et ce, aux fins de conclure un mandat spécifique
MANDATAIRE Directeurs, employés, sous-traitants et tous autres individus dûment autorisés par Securedoctransit inc.
RENSEIGNEMENT PERSONNEL Tous renseignements détenus sur un client, un juriste, partenaire d'affaires, un client ou toute tierce personne à l'exception toutefois des coordonnées reliées au domaine professionnel de tout individu, client et/ou partenaire d'affaires
MANIPULATION Gestion, traitement, archivages de données et des documents par Securedoctransit inc. et ses mandataires
PARTENAIRE D'AFFAIRES Société par action, association, regroupement, affiliation, entreprises ou toute autre personne ayant conclue une entente avec notre entreprise
CLIENT / USAGER Toute personne inscrite au processus Securedoctransit inc. et détenant un compte client auprès de notre entreprise auquel il peut se connecter en utilisant son nom d'utilisateur unique et son mot de passe
2. RESPONSABILITÉ
2.1 Securedoctransit inc.a désigné son directeur général afin que celui-ci s'assure du respect des règles énoncées dans le présent document.
3. RENSEIGNEMENT ET DOCUMENTS RECUEILLIS SUR NOTRE SITE
3.1 Securedoctransit inc., ne peut en aucun cas être tenue responsable des renseignements personnels et confidentiels recueillis sur son site, lesquels sont requis pour la création et l'ouverture de comptes clients.3.2 Securedoctransit inc. ne vendra, ni ne louera, ne partagera, ne prêtera ou n'échangera avec quiconque sa liste d'usagers, pour des fins de marketing, son site étant régi par les lois applicables au Canada.
3.3 Securedoctransit inc. pourra utiliser les adresses courriel de ses usagers à des fins administratives seulement et n'utilisera en aucun cas ces adresses de courriel pour transmettre des messages d'ordre commercial, pour faire de la promotion ou à des fins de marketing, et ce, sans avoir obtenu préalablement le consentement de ses usagers.
4. RENSEIGNEMENTS ET DOCUMENTS DÉPOSÉS SUR NOTRE SITE
4.1 Tous les documents et renseignements personnels et confidentiels saisis par les partenaires d'affaires, professionnels et clients du site sont sauvegardés dans ses bases de données afin d'être transférés vers de futurs destinataires.
4.2 Tous les documents et enseignements personnels et confidentiels saisis sur le site par ses partenaires d'affaires, les professionnels et les clients sont et demeurent la propriété exclusive de ces partenaires d'affaires, professionnels et clients.
4.3 Securedoctransit inc. ne peut en aucun cas être tenue responsable quant à l'exactitude des renseignements personnels et confidentiels saisis par des partenaires d'affaires, professionnels et clients sur son site, Securedoctransit inc. déclinant toute responsabilité à cet effet.
4.4 Tous les documents, et autres pièces téléversés sur le site par ses partenaires d'affaires, professionnels et clients sont et demeurent la propriété exclusive de ces partenaires d'affaires, professionnels et clients.
4.5 Securedoctransit inc. ne peut en aucun cas être tenue responsable quant à l'exactitude des documents, et autres pièces téléversés par ses partenaires d'affaires, professionnels et clients sur son site, déclinant toute responsabilité à cet effet.
4.6 En aucun cas, Securedoctransit inc. ne modifiera ces renseignements personnels et confidentiels, documents, et autres pièces, ni d'interviendra d'aucune façons dans la saisie l'ajout, la modification ou la suppression de ces renseignements, documents, et autres pièces sauf dans un cas exceptionnel où l'intervention d'un mandataire de Securedoctransit inc. serait requise mais uniquement après avoir obtenu au préalable une demande expresse de la part du partenaire d'affaires, juriste et utilisateur concerné et avoir validé en respectant les normes de sécurité l'identité d'un tel demandeur.
4.7 Securedoctransit inc. ne vendra, ni ne louera, ne partagera, ne prêtera ou n'échangera avec quiconque les renseignements confidentiels et personnels saisis et les documents et autres pièces téléversés sur son site.
5. ÉCHANGE / TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS
5.1 Securedoctransit inc. offre à ses partenaires d'affaires, professionnels et clients une plateforme électronique, sécuritaire et fiable, permettant et facilitant les échanges d'information entre ses différents intervenants et partenaires d'affaires.
5.2 Le rôle de Securedoctransit inc. consiste à sécuriser et protéger l'accès aux renseignements saisis sur son site.
5.3 Securedoctransit inc. ne peut en aucun cas être tenue responsable de l'envoi, le transfert ou l'assignation des renseignements saisis sur son site, à un destinataire quelconque car le choix de celui-ci est la responsabilité exclusive de ses partenaires d'affaires, professionnels ou clients.
6. ÉCHANGE / TRANSFERT DE DOCUMENTS
6.1 Securedoctransit inc. offre à ses partenaires d'affaires, professionnels et clients un ou des serveurs sécurisés permettant le téléversement de documents et autres pièces.
6.2 Le rôle de Securedoctransit inc. consiste à sécuriser et protéger l'accès à ces documents et autres pièces et à offrir des outils permettant à tout destinataire de récupérer de façon sécuritaire ces dits documents et autres pièces.
6.3 Securedoctransit inc. ne peut en aucun cas être tenue responsable de l'envoi, le transfert ou l'assignation de ces documents et autres pièces téléversés sur son site vers, un destinataire quelconque car le choix de celui-ci est la responsabilité exclusive du partenaire d'affaires, professionnel ou client.
7. ARCHIVAGES DES RENSEIGNEMENTS ET DES DOCUMENTS
7.1 En tant que fournisseur de services, Securedoctransit inc. recueille les renseignements personnels et confidentiels et conserve les documents et autres pièces téléversés sur son site, aux fins d'archivages.7.2 Tous les renseignements et documents recueillis par Securedoctransit inc. sont conservés sur ses serveurs lesquels sont situés dans un local doté d'équipements de sécurité limitant l'accès au personnel autorisé seulement.
8. GESTION DES ACCÈS AUX SERVICES
8.1 Pour accéder aux services offerts par Securedoctransit inc. et assurer la sécurité de son site, chaque client doit détenir au préalable un compte client comprenant un nom d'utilisateur unique et un mot de passe.
8.2 Seuls nos partenaires d'affaires et professionnels peuvent inviter des tiers à partager des renseignements et documents.
8.3 Toute personne invitée à partager avec nos partenaires d'affaires et professionnels reçoit un courriel contenant un numéro de code d'invitation généré par nos systèmes. Il obtient, de plus, le numéro de la clé requise pour établir le lien, soit au moyen d'un courriel ou d'un appel téléphonique.
8.4 Tout personne ayant reçu une invitation doit s'inscrire à nos services à partir de notre site et se choisir un nom d'utilisateur et un mot de passe en respectant les critères préétablis. Elle doit, de plus, obligatoirement déclarer avoir pris connaissance et accepter les termes de l'avis juridiques, de confidentialité et conditions d'utilisation disponible sur notre site.
8.5 Tout personne détentrice d'un compte client s'engage à ne pas dévoiler à quiconque ses nom d'utilisateur et mot de passe et à modifier son mot de passe advenant qu'il l'ait dévoilé par mégarde ou s'il a de bonne raison de croire qu'une tierce personne a pu en prendre connaissance.
8.6 En tout temps Securedoctransit inc. se réserve le droit, advenant un doute raisonnable d'une mauvaise utilisation faite par un détenteur de compte de manière à ce que ce dernier crée une brèche dans la sécurité ou cause un dommage à son site, de désactiver le compte d'un tel utilisateur et ce, sans avis au préalable.
9. DÉNONCIATION
Tous nos mandataires qui ont accès aux renseignements et aux documents transitant via notre site sont conscients de leur l'importance et sont assujettis à des ententes de confidentialités. Ils se sont, de plus, engagés à respecter les politiques de l'entreprise énoncées dans le présent document. Toute violation de ces ententes et politiques peut entraîner des poursuites judiciaires.